一、當(dāng)前水利工程技術(shù)檔案信息化管理現(xiàn)狀及分析

從水利工程管理單位檔案管理的流程來看，水利工程技術(shù)檔案一般分為收集、整理和歸檔，水利工程項(xiàng)目實(shí)施過程對信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用，更多的技術(shù)文件從項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表、項(xiàng)目開工審批、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目決算、項(xiàng)目歸檔等都直接在電腦上操作，無紙化辦公出現(xiàn)的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的水利技術(shù)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前形勢的需求，對工程技術(shù)檔案的管理提出了更高的要求。

目前，水利工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀是：

（一）技術(shù)紙質(zhì)檔案完善。從江蘇省水利工程管理單位檔案管理的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，水利工程技術(shù)紙質(zhì)檔案比較完善，這得益于工程基本建設(shè)程序的規(guī)范化程度，工程竣工驗(yàn)收必須先驗(yàn)收工程技術(shù)檔案，使得工程技術(shù)檔案的齊全、完整。

（二）信息化管理起步。現(xiàn)在江蘇省的水利工程管理單位檔案管理普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，一般是由江蘇省檔案局或是地級市檔案局開發(fā)的兩種，其中也有技術(shù)檔案管理的相關(guān)應(yīng)用。

（三）信息化建設(shè)意識初具。由于檔案紙質(zhì)件的完善和信息化管理軟件的完善，現(xiàn)在水利工程管理單位所聘用的檔案管理人員都以高學(xué)歷、精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的年輕人為主，已經(jīng)初步具備一些檔案信息化建設(shè)的意識。

二、水利工程技術(shù)檔案信息化管理過程中發(fā)現(xiàn)的主要問題

目前，水利工程內(nèi)部技術(shù)檔案信息化建設(shè)開始使用計(jì)算機(jī)開展檔案信息的存放、檢索，增加了檔案利用的查找效率和準(zhǔn)確度，但是依然出現(xiàn)了一些需要解決的問題：

（一）水利檔案管理信息化管理意識不強(qiáng)。長期以來，水利工程建設(shè)、管理部門一直比較注重工程技術(shù)紙質(zhì)檔案的管理，而在新形勢下，對技術(shù)檔案信息化管理工作從未進(jìn)行過專門、系統(tǒng)研究，無論從檔案形成的流程，還是從檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)，都缺乏最基本信息化管理意識。

（二）水利檔案管理信息化流程不完整。當(dāng)前，水利技術(shù)檔案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技術(shù)檔案形成的環(huán)節(jié)只是部分實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是整個流程；另一方面，水利技術(shù)檔案的資料只是個別實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是全部資料，這造成檔案信息化整個流程的不完整。

（三）檔案信息化系統(tǒng)兼容性不高。水利工程技術(shù)檔案的內(nèi)容涵蓋了工程研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、審查、施工、竣工驗(yàn)收、備案、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)，涉及的專業(yè)、部門眾多，這造成每個專業(yè)、每個部門所采用的軟件和系統(tǒng)都不一樣，檔案信息化系統(tǒng)難以兼容這么多的軟件形成的資料，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案信息化管理應(yīng)用不多。雖然當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中涵蓋了部分技術(shù)檔案管理功能，但是由于技術(shù)檔案管理功能的單一和應(yīng)用不便，還僅能提供簡單檢索和查找，在技術(shù)檔案的調(diào)檔和圖紙查閱中，還不能提供完整的資料信息，這也造成技術(shù)檔案應(yīng)用時(shí)往往還是查找紙質(zhì)圖紙和技術(shù)資料。

三、水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)完善的幾點(diǎn)建議

技術(shù)檔案信息化建設(shè)的主要作用在于：確定技術(shù)檔案信息化管理的規(guī)則、開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，注重電子文件檔案的管理，確保電子文件、電子檔案的完整、齊備、規(guī)范，有效利用區(qū)域網(wǎng)絡(luò)和全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

（一）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化要以檔案行業(yè)管理部門為主，推動水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)化建設(shè)，在深入調(diào)研可研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等每個部門的軟件應(yīng)用情況，從檔案管理和應(yīng)用便捷、高效的角度出發(fā)，對檔案管理軟件特別是水利工程技術(shù)檔案的形成、整理、存檔、查閱、應(yīng)用等功能進(jìn)行系統(tǒng)化整合，促進(jìn)整個流程的系統(tǒng)化。

（二）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通依靠于同一的要求和準(zhǔn)則，各種數(shù)據(jù)溝通、檔案信息的利用，網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等，都必須制定一系列完善的標(biāo)準(zhǔn)來加以規(guī)定，經(jīng)過制定和構(gòu)建一套可具操作性、高效便捷的從信息收集、整理、加工、存放到檔案資源的運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，保證檔案管理信息化的順利完成。同樣，水利工程技術(shù)檔案管理也需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如，對技術(shù)檔案中文檔的存儲格式、圖紙的存儲格式、查閱的顯示格式、應(yīng)用借閱的方式等都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）一要以制度來推動檔案信息資源建設(shè)，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)方式構(gòu)建各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可分享的數(shù)據(jù)庫；二要以制度來促進(jìn)檔案基礎(chǔ)平臺構(gòu)建，檔案網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建和管理系統(tǒng)的研發(fā)運(yùn)用，積極引入技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案信息資源共享的界面，達(dá)到檔案信息化傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化形式；三要以制度來提升管理人員的管理水平，使檔案管理人員積極引入最新的管理方式和信息化的技術(shù)設(shè)施運(yùn)用到檔案管理中，達(dá)到檔案管理信息化、多樣化，保證技術(shù)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確和全面，為技術(shù)檔案有效發(fā)揮其作用提供準(zhǔn)去的信息支撐。